La lettre recommandée électronique pour les professionnels

La lettre recommandée, est un outil précieux pour les professionnels. Elle permet une preuve formelle et sécurisée de l'envoi et, le cas échéant, de la réception d'un document. A l’ère du numérique et de la dématérialisation, cette modalité de communication officielle se réinvente. L'avènement des nouvelles technologies enrichit sa proposition de valeur. Quels en sont ses avantages pour les professionnels ? Quelle valeur juridique en fonction des différents formats ? La Poste Solutions Business vous aide à y voir plus clair

Les différents formats de courriers recommandé 

Un courrier recommandé permet d'établir la preuve juridique du dépôt et de la réception d’une lettre au format papier ou électronique. Dans un contexte d’accélération de la transition digitale des entreprises et de dématérialisation des documents, l'envoi et la réception de la lettre recommandée se sont adaptés et dématérialisés. Voici un aperçu des différents types de recommandés aujourd'hui disponibles sur le marché. 

La lettre recommandée 100 % papier 

La lettre recommandée papier correspond au format traditionnel le plus connu. Son envoi implique de mobiliser des ressources humaines pour préparer manuellement le courrier et le déposer en bureau de poste, avant sa distribution par le facteur et le retour d’un avis de réception. 

La lettre recommandée 100 % papier s’adresse principalement aux professionnels ayant un usage occasionnel du recommandé, notamment les TPE, les PME et les travailleurs indépendants. 

Pour de plus grandes entreprises nécessitant d’envoyer des volumes de courriers plus importants, l’envoi de lettres recommandées au format papier requiert une excellente organisation et quelques investissements pour : louer une machine à affranchir, disposer d'un espace physique pour la préparation et le traitement des courriers, la gestion d’un stock de consommables (enveloppes, liasses) et l’archivage des bordereaux. 

La lettre recommandée hybride entre papier et numérique 

Avec la lettre recommandée hybride, la préparation et le dépôt du courrier s’effectuent via une plateforme numérique, le courrier et les pièces jointes pouvant être envoyés depuis un ordinateur. Pour cela, il suffit de mettre les coordonnées du destinataire à disposition du prestataire de lettre recommandée qui se charge ensuite de l’impression et de la mise sous pli des documents, avant leur distribution par le facteur au format papier. 

Cette solution peut convenir aux émetteurs occasionnels, comme aux entreprises adressant quotidiennement des recommandés à leurs clients, fournisseurs et partenaires, à l'image de certaines professions réglementées (immobilier, assurances…). 

Accessible en permanence depuis n’importe quel ordinateur, cette solution est très pratique. Elle offre un gain de temps indéniable dans la préparation des envois de courrier et permet de s’affranchir des heures de dépôt en bureau de poste. La gestion électronique des avis de réception constitue un autre atout pour les entreprises qui disposent ainsi d’un système d’archivage à valeur probante pour la conservation de leurs courriers et preuves de dépôt. 

La lettre recommandée électronique (LRE) : 100 % dématérialisée 

L’envoi et la réception d’un courrier recommandé par voie exclusivement électronique sont autorisés en France depuis le 1er janvier 2019, selon les modalités définies dans le règlement UE n° 910/2014 du 23 juillet 2014 et le décret Lemaire du 9 mai 2018 relatif à la lettre recommandée électronique. 

Grâce à cette solution, le processus d’envoi et de réception du courrier est intégralement dématérialisé. La préparation et l’expédition du courrier s’effectuent en ligne, avant leur distribution au destinataire par voie électronique. 

Cette solution est particulièrement indiquée pour les entreprises réalisant de gros volumes d’envois en recommandé. Recouvrant tous les avantages du recommandé en ligne, la LRE permet à l’expéditeur, comme au destinataire, de gagner du temps dans ses échanges, grâce à un envoi et une réception quasi simultanés. 

De plus, la valeur juridique de la lettre recommandée 100% électronique est parfaitement identique à celle du recommandé en ligne ou du recommandé 100 % papier. À condition toutefois que le prestataire chargé de son acheminement bénéficie de la qualification eIDAS (Electronic Identification Authentication and Trust Services). Cette identification électronique est attribuée par l’Agence Nationale de Sécurité des Systèmes d’Information (ANSSI) qui diffuse sur son site la liste des prestataires qualifiés eIDAS, seuls autorisés à acheminer des lettres recommandées par voie électronique. 

Lettre recommandée électronique avec accusé de réception : quels usages pour les professionnels ? 

La valeur juridique de la lettre recommandée électronique est équivalente à celle de sa version papier. Cette dernière peut dès lors être utilisée dans tous les cas où l’accusé de réception est nécessaire : 

• soit parce qu’il est imposé par la réglementation (résiliation d’un bail commercial, convocation à un entretien RH…) ; 
• soit parce qu’il peut s’avérer utile de conserver une preuve d’envoi (promesse d’embauche, mise en demeure…). 

Dans le cadre d’une activité professionnelle, les cas de recours à la LRE sont assez nombreux, comme par exemple : 

• Dans les services de ressources humaines (convocation des instances représentatives du personnel, réponse à une demande de congé spécial, transmission d’avenant à un contrat de travail…) ou en matière de gestion administrative et financière (relances pour factures impayées…) ; 
• Dans les secteurs de la banque et des assurances (résiliation de contrats, courrier de clôture de compte…) ; 
• Dans le secteur de l’immobilier (convocations aux assemblées générales de copropriétés, compromis de vente lié à l’acquisition d’un bien immobilier…). 

Choisir un prestataire pour l'envoi de lettre recommandée électronique : mode d’emploi  

Pour pouvoir envoyer des courriers recommandés au format numérique, votre entreprise doit préalablement choisir un prestataire de lettre recommandée électronique qualifié eIDAS. L’envoi de lettres recommandées électronique s’effectue ensuite selon le processus suivant : 

Le nécessaire recueil du consentement du destinataire 

1. Si le destinataire n’est pas un professionnel, vous devez obligatoirement disposer de son accord pour lui envoyer des lettres recommandées électroniques. Il est possible d’inclure ce consentement dans un contrat ou de l’obtenir via un document spécifique à faire signer par la personne concernée.
2. Si le destinataire est un professionnel, le consentement n’est pas requis pour envoyer des lettres recommandées électroniques. En effet, un professionnel ne peut pas s'opposer à la réception de courriers recommandés électroniques sur son adresse e-mail professionnelle. 

Identification et authentification de l’expéditeur 

L’identification et l’authentification de l’expéditeur représentent deux procédures bien distinctes : 

• L’identification de l’expéditeur consiste à établir son identité : 
  ○ par la présentation d’une pièce d’identité (CNI, passeport, titre de séjour…) en cours de validité s’il s’agit d’une personne physique ; 
  ○ par l’envoi d’un extrait Kbis, d’une pièce d’identité du représentant légal de la société ou d’un mandat de son représentant, s’il s’agit d’une organisation. 

Sauf dans le cas où le prestataire propose un moyen d’identification électronique (par exemple, une application mobile), la vérification d’identité doit être opérée avant chaque envoi. 

• L’authentification de l’expéditeur auprès du prestataire intervient au moment de l’envoi du recommandé électronique. À défaut de moyen d’identification électronique (application mobile, clé USB…), l’authentification peut s'effectuer : 
  ○ grâce à un certificat de signature électronique qualifié, s’il s’agit d’une personne physique ; 
  ○ grâce à un certificat de cachet électronique qualifié, s’il s’agit d’une personne morale. 

Acceptation ou refus du courrier par le destinataire 

La réception d’une lettre recommandée électronique sera généralement notifiée au destinataire par e-mail. Comme dans le cas des recommandés papier, l’identité de l’expéditeur n’est pas communiquée à ce stade. 

Trois options s’offrent alors au destinataire. Il peut : 

1. Accepter la lettre recommandée électronique : pour l’ouvrir, il doit prouver son identité puis s’authentifier ; 
2. Refuser la LRE : l’expéditeur reçoit alors une preuve de refus ; 
3. Ignorer la LRE : au terme d’un délai de 15 jours à compter de la notification faite au destinataire, l’expéditeur reçoit alors la preuve que le recommandé n’a pas été réclamé. 

Il est important de souligner que dans le cadre d’une procédure d’envoi d’une lettre recommandée électronique, l’email de notification correspond à la première présentation d’un recommandé en format papier. Ainsi, le refus ou l’ignorance du recommandé électronique par le destinataire n’a pas d’impact sur les effets juridiques de la lettre, notamment si celle-ci marque le point de départ d’un délai. 

En résumé, les procédures d’envoi de recommandés évoluent. Elles gagnent en souplesse et en efficacité grâce à la digitalisation. Qu’il s’agisse du recommandé en ligne ou de la lettre recommandée électronique qualifiée, les avantages sont nombreux pour les entreprises (gain de temps, sécurité juridique, économies), à condition d’opter pour un partenaire de lettre recommandée répondant à vos besoins et aux exigences légales.